POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
OBJECTIFS
La Loi 25 a pour objectif de renforcer la protection des renseignements personnels d’une personne physique, notamment afin de prévenir et de contrer le vol d’identité, la fraude financière ou une atteinte à la réputation de celle-ci.
Le Festival d’Humour de l’Abitibi-Témiscamingue (FHAT)adonc la responsabilité du traitement des renseignements personnels et s’assure que la cueillette, l’utilisation, la divulgation, la conservation, la protection et la destruction de ces renseignements se fassent de manières appropriées.
Cette politique vise tout employé, administrateur, fournisseur, partenaire, participant du concours du FHAT ou bénévole de l’organisation.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Le FHAT se voit responsable dans un premier temps de désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, ci-nommé la personne étant au poste de coordination de l’organisation.
Coordonnées : coordo@fhat.ca
La Loi confie des tâches spécifiques au responsable de la protection des renseignements personnels, tel que :
- Assurer le suivi, l’encadrement et l’amélioration continue de la gestion des renseignements personnels.
- Recevoir et assurer le traitement des demandes d’accès ou de rectification de renseignements personnels.
- Voir à l’application des règles applicables à la conservation et à la destruction des renseignements personnels.
- Soutenir et informer les membres de l’organisation sur leur rôle et leurs responsabilités tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.
- Suivre un processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
En cas d’incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel, il doit notamment :
- Enregistrer les communications effectuées à toute personne ou à tout organisme susceptible de diminuer le risque pour la personne concernée, suivant l’incident;
- Prendre part à l’évaluation du préjudice causé par l’incident;
- Tenir un registre des incidents relatifs aux données personnelles;
- Communiquer avec la ou les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information (CAI) en présence d’une fuite de données ou tout incident. https://www.cai.gouv.qc.ca/uploads/pdfs/CAI_FO_Incident_Conf.pdf
Pour plus de détails, visitez:
Par la personne responsable de la protection des renseignements personnels, le FHAT se doit également de procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dans les cas suivants :
- Avant de communiquer des renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques;
- Pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels;
- Avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec.
Dans tous les cas, l’EFVP réalisée doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.
COLLECTE, CONSENTEMENT ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le FHAT(*ou un tiers sous-traitant) ne fera la collecte de renseignements que dans la mesure nécessaire à ses activités ou à son mandat,avec consentement verbal ou écrit de la personne concernée, selon le cas.
Les informations recueillies seront utilisées lorsque nécessaire aux activités du FHAT et peuvent servir à fournir un bien ou un service (ex. vente de billets, bracelet Cashless), à conclure une entente/contrat, à la rémunération d’un employé, à tenir une liste de bénévoles ouen lien avec une tâche d’un bénévole ou encore à des fins de statistiques.
Photos
Le FHAT peut recueillir ou utiliser des photos des membres de son conseil d’administration, de son comité organisateur, de ses bénévoles ou des festivaliers à des fins de promotion de son événement. Si une tierce personne ne souhaite pas voir sa ou ses photos publiées de quelques manières, il devra en aviser le photographe et/ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels ou tout autre membre de l’organisation (ex : responsable aux communications et marketing).
Site Web
Lors de l’utilisation de notre site Web, nous pouvons collecter des informations personnelles telles que votre nom, adresse électronique, numéro de téléphone notamment lorsque vous remplissez un formulaire pour contacter un membre de l’organisation ou pour poser votre candidature dans la section « Concours ».
Sur notre site web, nous utilisons aussi des cookies. Les cookies sont de petits fichiers stockés sur le disque dur de l’utilisateur par le site Web, visant à recueillir des données sur les habitudes de navigation. Ils ne permettent pas de collecter des renseignements personnels. Vous pouvez bloquer les cookies en configurant votre navigateur, mais cela pourrait restreindre certaines fonctions du site.
Notre site utilise Google Analytics, un service d’analyse Web de Google. Les données collectées sont conservées pendant 14 mois au maximum. Consultez la politique de confidentialité de Google Analytics pour plus d’informations : https://policies.google.com/privacy/partners.
Le FHAT décline toute responsabilité quant aux opérations exécutées via les sites Web des partenaires, ou lorsque vous cliquez sur un hyperlien à partir de notre site Web, vous rendant ensuite vers un autre site. Nous encourageons les utilisateurs à lire les politiques de confidentialité des sites visités ou des partenaires de services pour en savoir plus sur comment ils recueillent et utilisent vos renseignements personnels.
*Sous les conditions de la billetterie en ligne Weezevent,
https://support.weezevent.com/fr/rgpd-responsabilites-en-tant-que-organisateur
https://support.weezevent.com/fr/protection-donnees-cadre-definitions
*Voir conditions système Cashless
https://festivaldhumour.com/le-bracelet-cashless/
ACCÈS, PROTECTION ET CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Une personne peut en tout temps demander accès à ses propres renseignements personnels et questionner sur les moyens qui ont été utilisés pour en faire la collecte ainsi que leurs utilités. Seule exception, si les renseignements demandés impliquent des données sur une autre personne. En cas d’erreur, toute correction sera faite selon la demande de la personne en question. Pour toute question, consultation ou modification sur des renseignements personnels, vous pouvez écrire à l’adresse courriel coordo@fhat.ca. Une réponse vous sera fournie dans les 30 jours suivant la date de réception du dit courriel. Lorsqu’il n’est pas possible de partager l’information demandée, une justification serafournie pour appuyer la décision.Le FHAT s’assure de préserver et de restreindre l’accès aux renseignements personnels en prenant les moyens techniques et physiques pour le faire tel que ;
- Protégerles informations avec accès limité aux personnes autorisées;
- Sécuriser l’accès aux bureaux avec le verrouillage des portes et doublons de clés (puces) identifiées à la personne qui la détient;
- Déchiqueter sécuritairement les dossiers papier,détruire les documents numériques et faire lamise en place d’un registre de destruction de documents;
- Double authentification dans les connexions sur certaines plateformes;
- Retrait immédiat des accès à toutes données à la suite du départ d’un membre de l’organisation ou d’un employé;
- La durée de conservation des renseignements personnels est variable selon la nature du document(*voir tableau 1). Le FHAT s’engage cependant à détruire dès que possible toute information non pertinente à garder.
Tableau 1 – Durée de conservation de données et renseignements
| Fiscales | 6 ans |
| Employées/Bénévoles | 3 ans |
| Ententes, contrats, factures partenaires et fournisseurs | 6 ans |
| Concours du FHAT | 1 an |
PORTER PLAINTE
Toute personne qui croit que ses renseignements personnels ont été recueillis, gardés, utilisés, divulgués ou détruits de façon non conforme aux dispositions de la présente politique, peut formuler une plainte confidentielle auprès du responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel coordo@fhat.ca. Une réponse sera rendue dans un délai de 30 jours.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec. Toutefois, le FHAT encourage toute personne qui souhaite porter plainte à communiquer d’abord avec le responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la conclusion du processus de traitement prévu.
Si la plainte concerne la personne responsable de la protection des renseignements personnels, celle-ci devra être adressée au président en poste au sein du FHAT, au president@fhat.ca.